BIGtheme.net http://bigtheme.net/ecommerce/opencart OpenCart Templates

การคิดเป็นระบบเพื่อการจัดการงาน (Systems Thinking) โดยศาสตราภิชานไกรฤทธิ์ บุณยเกียรติ

ศาสตราภิชานไกรฤทธิ์ บุณยเกียรติ ได้มาบรรยายเรื่องการคิดเป็นระบบเพื่อการจัดการงาน (Systems Thinking) ในโปรแกรมนักสานพลังฯภาคกลาง ทางคณะทำงานจึงนำเนื้อหามาเผยแพร่ให้ได้ใช้ประโยชน์ครับ

ก.คำนิยาม

การคิดเป็นระบบมีความสำคัญยิ่ง เพื่อการบริหารจัดการให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีสมรรถภาพสูง ซึ่งต้องประกอบด้วยความคิดที่มองภาพรวม ของพันธกิจหรือโครงการได้ โดยมีการเชื่อมโยงกิจกรรมย่อยเข้าด้วยกัน เป็นความสัมพันธ์ที่ควรจะเป็น ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ปฏิบัติการที่เกี่ยวข้อง “รู้กัน” จะได้ลดปัญหาความเข้าใจผิดและช่องว่างในการประสานงาน ตั้งแต่ทางด้าน การวางแผน (Plan) การปฏิบัติตามแผน (Action) และการติดตามกำกับดูแลงาน (Control)

ข.แนวความคิดหลัก Systems Thinking (ST) ถูกทำให้ popular ในยุคนี้โดย Peter Senge

จากหนังสือที่เขาเขียนเรื่อง The Fifth Discipline (วินัยที่ 5) ซึ่งบรรยายองค์ประกอบทั้ง 5 ของ ST เรียงตามลำดับ คือ

1.Personal Mastery หมายถึง คนทำงานต้องเก่งหรือมีดีอย่างน้อยหนึ่งอย่าง

2.Mental Model หมายถึง ภาพฝังใจมนุษย์ทำงานจากความเคยชิน

3.Team learning คือ การทำงานเป็นทีมได้

4.Shared Vision คือ การมีอุดมการณ์เดียวกัน และ

5.Systems Thinking คือ เครื่องผูกใจองค์ประกอบทั้ง 4 ข้างต้นให้ทำงานได้ดี

ยังมีแนวความคิดเกี่ยวกับ ST ของคนอื่นในยุคปัจจุบันอีกหลายอาจารย์ แต่มีนัยยะและวัตถุประสงค์ที่คล้ายคลึงกัน เพื่อให้การทำงานมีระบบ อย่างไรก็ดีเพื่อความเข้าใจง่ายขึ้นและปฏิบัติตามได้ ผู้ที่สนใจในเรื่องนี้ จะต้องฝึกปฏิบัติการจัดการโดยใช้ ST เพื่อให้เกิดทักษะเพิ่มขึ้นตามลำดับด้วย

ค.การทำความเข้าใจ องค์ประกอบที่สำคัญของ ST

คำว่า Systems หมายถึง การดำเนินการเป็นขั้นตอนที่แน่นอน สามารถทำซ้ำหรือสอนให้คนอื่นทำได้ อย่างน้อยมี 3 กิจกรรม เรียงลำดับ คือ

1.In-put หมายถึง กิจกรรมเตรียมการและดำเนินการ “ขาเข้า” เพื่อให้ระบบมีจุดเริ่มต้น

2.Process หมายถึง กิจกรรมการดำเนินการ เช่น การประมวลข้อมูลหรือการแปลงวัตถุดิบ เป็นวัตถุดิบสำเร็จรูปที่เรียนกว่า การผลิต

3.Out-put หมายถึง การนำเอาผลผลิตมาใช้หรือจัดจำหน่ายต่อไป เช่น ผลงานวิจัย ผลิตภัณฑ์นำมาให้แพร่หลาย เป็นต้น

ระบบงานมี 2 ชนิด ตัวอย่างข้างต้นนั้นเรียกว่าระบบ “ปลายเปิด” (Open system) คือ มีจุดเริ่มต้นและจุดจบเป็นหัวและหาง คนละส่วนคนละที่กัน แต่มีการทำงานบางชนิดที่ต้องฝึกทำซ้ำแล้วซ้ำอีกเพื่อให้เกิดทักษะก็จะเป็น “ระบบปิด” (Close system) ในระบบนี้ out-put ย้อนกลับมาเป็น In-put เป็นรูปวงกลมหรืองูกินหาง จึงเรียกว่าระบบปลายปิด ซึ่งในชีวิตจริงของการทำงานมีตัวอย่างคือ ระบบสอนงาน (Coaching) ซึ่งครูจะต้องสอนศิษย์ซ้ำแล้วซ้ำอีก

ง.ในแต่ระบบงาน มีความเล็ก ใหญ่ไม่เท่ากัน ดังนั้นผู้ที่จะคิดเป็นระบบได้ ต้องมองภาพรวม (Holistic) ให้เข้าใจเสียก่อน เช่น ภาพทั้งโครงการจะได้รู้ว่าตนเองอยู่ส่วนไหนของงาน โดยทั่วไประบบงานที่สัมพันธ์กันมีการเรียงลำดับ ตั้งแต่เล็กไปหาใหญ่ ดังนี้

1.ระบบงานของแต่ละคน (Individual) เช่น คำบรรยายลักษณะงานของเจ้าหน้าที่เป็นรายคน

2.ระบบงานของทีมงาน (Department) ในสายงานเดียวกัน และ

3.ระบบงานของทั้งองค์กร (Organization) ที่มีหลายสายงานทำงานประสานกัน โดยมีวัตถุประสงค์เดียวกัน

ระบบในธรรมชาติ (Natural made system)

ก็มีขนาดความซับซ้อนล้อกันกับระบบงานข้างต้น แบ่งเป็น 3 ระดับจากเล็กไปหาใหญ่ คือ

1.ระบบครอบครัว (Family) ได้แก่ พ่อ แม่ ลูก ซึ่งมีกิจกรรมการดำเนินชีวิตประจำวันมากมาย ทั้งที่เป็นระบบและเป็นไปตามมีตามเกิด แต่มีแรงจูงใจด้วยความรักและความสัมพันธ์กัน

2.ระบบสังคมมนุษย์ (Social system) ซึ่งเกิดจากการยึดโยงของระบบครอบครัว ซึ่งผู้ศึกษาระบบนี้ต้องทำความเข้าใจแรงจูงใจ ทั้งด้านบวกและด้านลบขององค์ประกอบในสังคมให้ดี เพื่อหาแรงจูงใจให้ทำงานร่วมกันได้ ในบางเรื่องที่ไม่เกิดเองโดยธรรมชาติ

3.ระบบนิเวศ (Eco system) หมายถึง ระบบสังคมที่รวมกันอยู่โดยมีความแตกต่างกันมาก ด้วยเชื้อชาติหรือศาสนาและประเพณีนิยมท้องถิ่น และยังผสมผสานกับระบบในส่วนที่ไม่ใช่ตัวมนุษย์อีกด้วย เช่น สัตว์ พืชและทรัพยากรธรรมชาติ ระบบนิเวศที่ใหญ่ที่สุดก็คือโลกมนุษย์นั่นเอง

จ.ตัวอย่าง ของระบบและการคิดเชิงระบบในการทำงาน

มนุษย์ในฐานะส่วนตัวและครอบครัวมีบทบาทซึ่งกันและกัน ในการเตรียมตัวทำงานหาเลี้ยงชีพ ตั้งแต่เรื่องหนังสือ ฝึกทักษะในวิชาชีพและเตรียมทำงานเป็นทีม ทั้งนี้โดยสอนตัวเองและครอบครัวเพื่อเป็นคนทำงานที่ดี โดยมีการพัฒนาการอย่างยั่งยืน ตามวัฏจักรชีวิต ซึ่งเป็นระบบใกล้ตัวที่มนุษย์รู้จัก

ระบบสังคมงาน ซึ่งแต่ละครอบครัวในวัยทำงาน ต้องเข้าร่วมก็จะมีในฐานะมนุษย์เงินเดือนเป็นส่วนใหญ่ นอกจากนั้นก็มี ผู้ประกอบวิชาชีพเอง เช่น หมอและช่าง เป็นต้น และมีอีกเป็นจำนวนไม่น้อยที่เป็นจำของกิจการหรือทำงานในระบบอื่น ที่มีความเป็นพิเศษ แตกต่างจะระบบงานส่วนใหญ่

ในสังคมปัจจุบันมีกระแสโลก ที่ระบบการทำงานได้พัฒนาให้เชื่อมโยงกันมากขึ้น ด้วยเครื่องมือสื่อสารและคมนาคมหลอมรวมกันเป็นภูมิภาค เช่น อาเซียนและระบบโลกที่เรียกว่า ต้องพี่งพากันไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง (Inter dependent) ประเด็นปัญหาและความชำนาญจึงเริ่มซับซ้อนเพราะความแตกต่างและความหลากหลาย 4 ประเด็นหลักคือ

1.ความแตกต่างด้านการเมือง

2.ความแตกต่างด้านเศรษฐกิจ

3.ความแตกต่างด้านสังคม

4.ความแตกต่างด้านเทคโนโลยี

ฉ.กระบวนการคิดเป็นระบบในการทำงาน

มนุษย์พยายามคิดเป็นระบบ โดยจับประเด็นความหมายเพื่อบริหารจัดการ โดยมี 4 ระดับ จากเล็กไปหาใหญ่ ดังนี้

 

1.Event คือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในงาน เช่น ในชุมชนมีผู้ป่วยเป็นโรคในแต่ละท้องถิ่นแตกต่างกัน

2.Pattern ในแต่ละชุมชนใกล้เคียงกัน จับประเด็นได้ว่ามีโรคอยู่ไม่กี่อย่างที่ควร

บริหาจัดการเป็นระบบ

3.Structure คือโครงสร้างสาธารณสุขชุมชน พัฒนาขึ้นตาม Pattern ดังกล่าว

4.Mental Model คือ ความเข้าใจโดยทั่วไปว่าชุมชนไหนมีโรคประจำเช่นใด

ช.สรุปประเด็น Systems thinking เพื่อเป็นเครื่องมือในการ Work shop ช่วงต่อไป

1.คนทำงานคิดเป็นระบบเพื่อทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีสมรรถภาพ

2.คนทำงานใช้ ST เพื่อสร้างจุดพอดี (Optimize) หรือแก้ปัญหาที่ซับซ้อน

3.คนทำงานต้องเกี่ยวข้องทั้งระบบเปิดและระบบปิด ในการบริหารจัดการ

4.ทรัพยากรที่ใช้ ST บริหารจัดการได้แก่ เงิน คนและเวลา เป็นต้น

5.คนทำงานเขียนระบบไว้เพื่อให้ทำงานซ้ำได้เพื่อสอนงาน และเพื่อทำงานเป็นทีม

6.ในระบบงานมีการเรียงลำดับกิจกรรม โดยใช้ประสบการณ์เป็นตัวกำหนด ลำดับของงาน

7.คนทำงานใช้เครื่องมือ (Tools) เพื่อพัฒนาระบบและกำจัดอุปสรรค (Barrier) เพื่อลดค่าใช้จ่ายและโอกาสสำเร็จ

8.คนทำงาน ควรมีระบบ Feed back และระบบ Feed forward คือปรับแต่งงานในระบบ เพื่อไม่ให้เกิดการหยุดชะงักและดำเนินงานในทิศทางที่ต้องการ

ซ.ระบบที่องค์ประกอบเปลี่ยนบ่อย (Dynamic System)

ในระบบทั่วไปมีการจัดการไว้ 3 ระดับ ดังนี้

1.ระบบงานหลายอย่าง เกี่ยวข้องกับความเปลี่ยนแปลง (Dynamic System) จึงต้องมีการจัดการองค์ประกอบของระบบ (System Management)

2.ถ้าองค์ประกอบของระบบ “เอาอยู่แล้ว” อาจจะต้องแก้ไขปรับแต่งระบบที่ทำงานร่วมกันเรียกว่า การออกแบบระบบรวม (System Design)

3.ถ้าระบบรวมดำเนินไปได้ดีพอสมควร นักบริหารจัดการระบบขั้นสูงจะต้องพิจารณาสิ่งแวดล้อม (System context)

 

สามารถ Download ไฟล์ ได้ที่นี่ครับ

 

Check Also

“นักสื่อสารสุขภาวะภูมิภาค” ผนึกกำลัง เปิดพื้นที่สื่อสาร การขับเคลื่อนโยบายสาธาณะเพื่อสุขภาวะ

  เมื่อวันที่ 17-18 กันยายน พ.ศ. 2561 ณ ห้องประชุมสุชน 3 ชั้น 3 อาคารสุขภาพแห่งชาติ เกิดการประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้และถอดบทเรียนเชิงปฏิบัติการเครือข่ายคนทำงานสื่อสารขับเคลื่อนโยบายสาธาณะเพื่อสุขภาวะ ซึ่งประกอบด้วยเครือข่ายคณะทำงานสื่อสารในระดับภาคเหนือ ภาคอีสาน ...

แสดงความคิดเห็น/แลกเปลี่ยนเรียนรู้
AreaHpp Facebook